– Genom en detaljerad visuell planering i förbättringsarbetet (Lean), skapas förutsättningar för att lära av avvikelser och lösa grundorsaker till problem.
Lean är en förbättringsfilosofi som grundades av Toyota som Toyota Production System. En fantastisk verktygslåda av tankar och beteenden, som idag många företag över världen använder, för att förbättra sina resultat i företaget.
En viktig del i Lean-tänket är att skapa effektiva flöden. Om vi har en fysisk process som vi vill förbättra, exempelvis i en produktionsanläggning, bygger vi gärna ihop processteg så att flödet sitter ihop. Om hela flödet arbetar i samma takt kommer produkterna att snabbt röra sig igenom fabriken utan onödiga väntetider.
Denna förändring är dock inte smärtfri. En störning på ett ställe gör snabbt att hela linjen stannar. Fördelen blir att problemen kommer upp till ytan och vi måste börja samarbeta bättre för att lösa dem. Genom att systematiskt arbeta med att skapa allt effektivare flöden brukar vi med tiden nå häpnadsväckande resultat.
Ett exempel ifrån verkligheten –
En grupp servicetekniker hade en stressig arbetssituation. Allt upplevdes som akut och man kämpade hårt varje dag för att klara det viktigaste. När vi, som en del av ett Lean-arbete, föreslog att de skulle börja arbeta med en visuell planering tyckte många att det var slöseri med tid, eftersom det hela tiden händer nya saker som inte går att planera. Ändå var det just det som fick gruppen ut ur ekorrhjulet och la grunden till ett mycket effektivare arbetssätt.
Hur gör vi då med ett projekt eller ett administrativt flöde där det är svårare att få överblick och där varje vecka ser olika ut? Kan vi nå samma effekter där?
Jag hävdar det, och grunden är en detaljerad visuell planering. Till skillnad från fabriken, där alla strävar att arbeta efter en gemensam takt, strävar vi här istället efter att följa vår detaljerade planering. Planeringstavlan är vårt önskade läge. Alla omplaneringar är avvikelser och av dessa avvikelser finns något att lära så att de inte uppstår igen.
Precis som när vi sätter samman produktionsutrustning till en lina, kommer detaljplaneringen göra att en massa problem kommer upp till ytan. Dessa problem är jobbiga, men vi kan samtidigt se dem som små guldklimpar.
Om vi hittar grundorsaken till att detta hände och gör något åt det, kommer vi bli lite lönsammare som företag. Om vi har så här många problem, men ändå lyckas hänga oss kvar på marknaden. Tänk hur bra vi hade varit om vi kunde lösa allt som stör!
När vi började arbeta med detaljplaneringen hos gruppen servicetekniker, som jag berättade om tidigare, blev det precis som befarat. Bara 30% av veckans arbeten kunde utföras precis som planerat!
Chefen för gruppen tände till och installerade ett begagnat trafikljus i hallen. Gruppen fick tillsammans sätta mål <30 % rött ljus, 30 – 50 % – gult ljus och över 50 % grönt ljus.
I början lyste det rött eller gult nästan varje dag. Skillnaden nu mot tidigare var dock att gruppen började diskutera avvikelserna. De hade fått en metodik för att utreda grundorsakerna till problemen och bestämde vad de kunde göra för att minska risken att detta skulle hända igen.
Mycket av grundorsakerna kunde de åtgärda själva, tillexempel att aldrig prioritera bort förebyggande arbeten och säkerställa att man alltid hade rätt utrustning i bilen när man åker iväg. Annat behövde de hjälp från sin chef för att lösa, när grundorsaken låg utanför den egna gruppen.
Sakta men säkert började trafikljuset allt oftare lysa grönt. Personalen tyckte själva att deras arbete blivit lugnare trots att deras produktivitet drastiskt hade förbättrats. Deras alltmer professionella attityd började uppskattades av kunder och detta var en viktig del i hela företagets fina utveckling.
Slutsats – Genom en detaljerad visuell planering skapas förutsättningar till att lära av avvikelser och lösa grundorsaker till problem.
Oskar Olofsson
Wescale AB, konsult inom Produktions- och Processeffektivitet genom Lean
Jag har arbetat med Lean i mer än 20 år som konsult och i olika chefsroller. Som konsult har jag hjälpt många företag att närma sig en produktion i världsklass.
Jag har även skrivit två böcker i ämnet, hållit hundratals utbildningar och utvecklat digitala verktyg för effektiv produktion.
