BFD – Bäst Före Datum metoden

Tycker du att det är svårt att ändra rutiner på jobbet eller slänga gamla saker hemma. Driver du en förändringsprocess och känner motstånd eller svårigheter att driva igenom de nödvändiga besluten. Då ska du fortsätta läsa denna krönika. Ett annat mer privat relaterat problem av samma symptom kan vara att du har kläder och skor som du aldrig använder men ändå av någon obestämd anledning inte vill kasta bort.

En av anledningarna till att det är svårt att göra sig av med saker är att du är programmerad sedan urminnes tider ur ett jägar/samlar perspektiv. Exempelvis ger shopping dig samma kickar som jakten på slätten för tusentals år sedan. Att sedan samla på ”bytet” har också varit överlevnadsdugligt i tusentals år. I dag med det överflöd som finns börjar kanske lagren bli fulla av ”gamla jakttroféer”. Kanske vill du då ha en strategi för att göra det lättare att slänga ut dina gamla saker ur garderoben eller byta ut dina rutiner och processer på arbetet?

Jag har utvecklat något som jag kallar ”bäst före datum metoden”. Tänk dig själv när du öppnar kylen och hittar en öppnad burk med sylt. Den ser fräsch ut och instinktivt tänker du spara den ytterligare en tid. Plötsligt ser du bäst före märkningen och ser då att sylten gick ut för tre månader sedan. Usch tänker du och slänger syltburken direkt. Instinkten att spara på sylten en tid till försvinner snabbt då, eller hur?

Tänk dig nu att du använder samma strategi för dina kläder eller skor. Ta en titt i garderoben och bäst före datum märk alla dina kläder. Det kommer att vara mycket lättare att slänga dem då (eller skänka dem till klädinsamling eller liknande). Precis samma gäller på arbetet. Tillsammans med dina medarbetare kan ni diskutera hållbarheten på rutiner, processer, lokaler, skrivbord eller er grafiska profil. Allt kan i princip bäst före datum märkas. Jag har till och med vid ett tillfälle bäst före datum märkt kompetensen hos samtliga medarbetare och då kunde jag enkelt se vilka utbildningar eller fortbildningar samtliga medarbetare behöver framöver.

Bäst av allt är att ”bäst före datum metoden” sker i ej skarpt läge vilket gör att risken för att känslomässiga bindningar som påverkar beslutet minskar. Vår mänskliga hjärna har som tur var mycket svårt att förutse hur vi kommer att känna oss en bestämd dag 6 månader fram. Använd detta fenomen till din fördel.

Denna krönika har inget fastställt bäst före datum…

Det här kommer du att glömma bort!

Thomas Lundqvist - Glömskekurvan

Studier av vårt minne visar förvånande nog att vi har mycket dåligt minne när vi erhåller ny information, både på jobbet och privat. Har du varit med om att någon glömt bort det du bett dem att göra? Troligtvis svarar du ja på denna fråga. Faktum är att vi i genomsnitt glömmer bort 99 % av all ny information efter en vecka. Det är som att du har 100 000 kronor och efter en vecka bara har 1000 kronor kvar.

Hur ska du då göra för att behålla mer i ditt minne? Du kan få flera hundra procents bättre effekt på ditt minne bara genom att träna och repetera. Exempelvis betyder ordet reklam att upprepa samma sak om och om igen. Det gäller alltså att nöta in ny kunskap.

Många företag har som ambition att nå ut med sin kommunikation vare det gäller internt eller externt men det synsättet är för mig helt främmande. Den centrala för mig är att nå in med kommunikationen. Det heter faktiskt INformation och inte UTformation. Jag upplever dock att många sysslar egentligen med UTformation. Exempelvis måste en vanlig reklamannons ses i genomsnitt 27 gånger. De allra framgångsrikaste företagen har varit mycket uthålliga och konsekventa för att verkligen nå in med reklamen. För att nämna några, kanske Disney, McDonald´s, Intel och Nokia kan vara exempel på företag som inte bytt logga eller reklam varje år.

Att upprepa saker för maximal minnelagring är inget nytt men tål att påminnas. Återigen visar forskning för att nå optimal inlärning att första repetition av denna krönika bör ske inom tre timmar. Ett enkelt sätt att repetera är att berätta för någon annan om denna krönika. Annars räcker det med att läsa igenom stycket igen. Nästföljande repetition bör ske inom 24 timmar och sedan minst tre repetitioner inom en vecka.

Detta tankesätt borde också implementeras mer hos elever och studenter på skolor och universitet. De allra flesta barn och ungdomar, inklusive mina egna, sitter och pluggar timtals i sträck kvällen innan. Det är oklokt då forskning gång på gång bevisar att det är mycket bättre att dela upp dessa timmar i minst två men helst upp till sju olika tillfällen. Att de kommer att skriva bättre på provet är bara en positiv biverkning av den förstärkta minnelagringen.

Jag hoppas du kommer ihåg allt detta för då kommer rubriken på denna krönika vara helt fel och det skulle vara ytterligare en positiv biverkan!

Varför jag älskar dåliga nyheter!

Dåliga Nyheter

Jag har arbetat som chef hela mitt yrkesverksamma liv. Som chef hände det då och då att jag fick dåliga nyheter. Då var det lätt att jag tappade humöret men jag visade det aldrig, tvärtom. Jag visade att jag gillar dåliga nyheter. Varför då tänker du?

Vi människor har ett medfött känsligt avläsningssystem som känner av hur andra människor reagerar. Att då visa ilska och aggression när en medarbetare kommer med dåliga nyheter såsom kvalitetsproblem eller negativa serviceupplevelser skapar ofta ännu större problem.  De försvarar sig och bortförklarar sig direkt och du kommer sällan eller aldrig åt grundorsaken.

Tror du budbäraren som kommer med dåliga nyheter (sanningen) blir uppmuntrad att komma igen, knappast. Det uppstår då lätt en form av interncensur på företaget som långsiktigt är skadlig för hela verksamheten och arbetsklimatet. Jag skulle nästan kalla det som motsatsen till högt i tak. Detta kan leda till fler och fler problem ”flyger under radarn” vilket på sikt hotar dig och företaget. Efter ett tag leder detta lätt till skitsnack och en ökad ”vi och dom känsla”.

Mitt råd till dig är att tänka helt enkelt tvärtom. Att en medarbetare kommer med dåliga nyheter är goda nyheter. Hotet syns då på radarn och du kan som ledare eller kollega agera proportionerligt och avvägt. Fel och klagomål är snarare möjligheter till att förbättra sig och utveckla medarbetare och företaget. Trots att du instinktivt känner motsatsen gör de allra flesta fel och brister att företaget på sikt ökar sin konkurrenskraft och överlevnadsförmåga. För några år sedan kanske inte detta var så avgörande men idag kanske en anställd skriver på Facebook att företaget slarvar med service eller säkerhet. Ett annat scenario är att en kund startar ett upprop eller uppror på Twitter eller Facebook. Det krävs inte mycket idag för att det ska bli ett mediadrev.

Problem är som sjukdom. I början är det lätt att bota men svårt att upptäcka.

Längre fram är det lätt upptäcka men svårt att bota.

Så nu för tiden älskar jag dåliga nyheter. Lär dig att göra det också!

Varför faller saker mellan stolarna?

Många som kontaktar mig har samstämmiga historier om att kollegor och underställda inte tar sitt ansvar utan att de själva alltid måste säkerställa att saker och ting blir gjort. Det tycker de allra flesta är jobbigt. Är du en av dem ska du absolut fortsätta läsa.

Min utgångspunkt i många frågor är att vi människor har medfödda programvaror som styr oss i många situationer. Tyvärr är kunskapen om dessa programvaror låg och jag har sett det som min vision att öka kunskapen på detta område. Jag kan ta ett exempel.

Jag köpte en ny Audi A4 för några år sedan. Ganska snart uppmärksammade jag några småfel som skulle åtgärdas på garantin. Det var inga konstigheter men jag fick inte felen avhjälpta trots upprepade kontakter med Audi. Efter sex månader skrev jag ett argt brev till Audi Sverige med rubriken ”Välkommen till verkligheten”. Jag berättade då om min bild av Audi och organisationens oförmåga att agera för att rätta till små garantifel på min bil. De svarar mig att detta var ju helt förskräckligt och de snarast skulle fixa detta utan kostnad. För att verkligen lägga tyngd bakom detta visade de att de skickat mitt klagomål vidare till ledningsgruppen för Audi Sverige. Men inget händer. Jag väntar tålmodigt en vecka, en månad, tre månader. Efter nästan fyra månader ringer jag till VD för Audi Sverige och vad tror du han svarar.

”Ditt ärende har fallit mellan stolarna.
Jag trodde någon skulle ta tag i detta”.

Alla cheferna i ledningsgruppen tänkte att det får väl någon annan göra. Varför är det så? Jag menar att skälet är biologiskt till stor del eftersom vi bär på en programvara som kallas lagen om ansvar. Den formella termen är lagen om pluralistisk ignorans eller Genovesesyndromet. Denna styr oss att agera på ett visst sätt när vi är ensamma och helt annorlunda i grupp.

Vad är då lösningen? Tyvärr är lösningen så enkel så att de allra flesta bortser från den. Det är att avaktivera lagen om ansvar genom att be en person att ta ansvar. I Audiexemplet skulle de valt ut en i ledningsgruppen och bett den personen att agera i ärendet. Att de sedan skickade mailet till alla andra i ledningsgruppen är då betydelselöst.

Så mitt råd till dig är enkelt. Be var och en av dina kollegor eller underställda att ta ansvar för de viktiga sakerna på ditt företag. Be dem i enskilda samtal exempelvis att ta ansvar för att följa säkerhetspolicyn, internetpolicyn och drogpolicyn samt att om de ser någon som inte följer era policys är det deras ansvar att rapportera detta.

Så får du saker att inte falla mellan stolarna framöver!